На основе статьи «Email management: the challenges to mitigating the overload» от Bimplus
Содержание
Эффективная коммуникация — ключ к успешному управлению проектами. Однако объём электронных писем, которыми обмениваются его участники внутри и за пределами организации, может создать серьезные трудности, так как каждый предмет диалога должен тщательно отслеживаться и контролироваться.
В строительных проектах всё усложняется ещё больше, поскольку управление электронной корреспонденцией должно подчиняться отраслевым нормативным требованиям и учитывать большое количество участников и необходимость в частых обновлениях по задачам.
Пропуск уведомления о смене их статуса или потеря важного документа могут привести к нарушению коммуникации между сторонами, дорогостоящим задержкам и даже юридическим проблемам. Таким образом, управление электронной почтой в строительных компаниях становится приоритетной задачей как в логистическом, так и в стратегическом направлении.
Финансовый учёт — ещё одна сфера, требующая жёсткого контроля, но при этом не относящаяся к стройке напрямую. О сути и причинах проблем в управлении бюджетом, и конечно же, об инструментах для их решения читайте в этой статье.
Основные проблемы электронных переписок
В попытках наладить обмен электронными письмами, участники строительной отрасли сталкиваются с серьёзными трудностями вроде необходимости распределить огромный объём корреспонденции по категориям и цепочкам.
Внедряя эффективные стратегии управления электронной почтой, можно сэкономить время и повысить эффективность проектов, наладив сотрудничество и обеспечив успешную реализацию поставленных на начальном этапе целей.
Давайте рассмотрим подробнее, с чем сталкивается рядовой специалист в строительном проекте.
- Информационная перегрузка
Строительные проекты довольно динамичны: в них могут меняться сроки, нормативные требования, пожелания клиента или даже условия на стройплощадке. Любые изменения должны быть переданы всем участникам как можно быстрее и чётче. Однако их количество очень велико и растёт по мере реализации проекта, а каждой команде требуются конкретные сведения и способы согласования задач на разных этапах. Каждая правка или переход на новый этап влечёт за собой волну писем. В итоге в почтовом ящике скапливается очень много непрочитанных сообщений
Управление этими письмами, определение того, какие из них требуют немедленного внимания, а какие можно оставить на потом — не только сложная, но и ресурсоёмкая задача. Отсутствие соответствующей системы расстановки приоритетов может привести к задержке в решении срочных вопросов.
Ещё одна проблема, связанная с большим объёмом информации, заключается в том, что чем больше писем вы получаете, тем выше риск пропустить важные обновления или инструкции. А это может привести к серьёзным проблемам, таким как несоблюдение нормативных требований, инциденты с нарушением техники безопасности и задержки проекта.
Объём электронной почты может вызвать ощущение хаоса и перегруженности членов команды, что приведет к потере времени и снижению эффективности работы в целом.
- Сотрудничество и координация
Одним из основных принципов работы в строительной отрасли является сотрудничество, поскольку в проектах участвуют несколько команд, работающих вместе над достижением общей цели. У каждой из них есть свои обязанности, и для успешного завершения проекта все они должны работать в синергии.
Правильная координация информации о проекте помогает избежать конфликтов и гарантирует, что все работают в соответствии с целям проекта и придерживаются одних и тех же критериев. Задержки или недопонимание в общении могут оказаться губительными и привести к ошибкам. Эффективное управление электронной почтой позволяет обезопасить всех участников, поскольку оно гарантирует, что нужная информация попадет к нужному человеку вовремя.
В крупных проектах также возрастает вероятность того, что члены команды работают в другом географическом регионе. В сочетании с ростом числа удалённых сотрудников, этот фактор отдельно подчёркивает необходимость в налаженной коммуникации и необходимости быть «на одной волне».
- Документация и отчётность
Ведение подробной отчётности — это не просто хорошая практика, а требование определённых нормативных актов, которое должно неукоснительно соблюдаться.
Детальные описания всех решений и изменений в течение жизненного цикла проекта очень полезны, поскольку в случае претензий, споров или судебных разбирательств пригодится полный и легкодоступный отчёт о всех предпринятых действиях и о том, кто несёт за них ответственность.
Однако найти время для организации правильного хранения и категоризации этой информации, приходящей по электронной почте по каждому проекту ежедневно, может оказаться непосильной задачей. Традиционные системы электронной почты также могут обладать ограниченными инструментами поиска, из-за чего найти письмо 10-летней давности иногда становится почти невозможно.
- Безопасность и архивы
По электронной почте регулярно происходит обмен конфиденциальной информацией, в том числе: чертежами и схемами, финансовыми показателями, личными данными сотрудников и клиентов, контрактами и пр.
Неправильное обращение с этой информацией или её утечка являются угрозой кибербезопасности компании и могут привести к подрыву доверия клиентов. Отличный способ снизить эти риски — регулярно проводить аудит систем безопасности и проверять, насколько они актуальны и соответствуют ли установленным протоколам. Ещё один вариант — внедрить процедуру проверки писем перед их отправкой.
Грамотный email-менеджмент значительно облегчает реализацию строительного проекта. Однако основным инструментом для повышения операционной эффективности в строительстве сегодня являются BIM‑технологии. Подробнее о том, какие аспекты проекта могут быть улучшены благодаря информационному моделированию, рассказали в этой статье.
Инструменты и решения
В настоящее время существует несколько инструментов, позволяющих решать проблемы, связанные с управлением электронной почтой в рамках строительного проекта. При выборе решения и стратегии обратите внимание на несколько факторов:
- Удобный и интуитивно понятный интерфейс для лёгкого освоения и старта работы, с возможностью реализовать кастомные настройки различных модулей и всестороннюю поддержку пользователей для повышения их удовлетворенности и производительности
- Функция автоматического распределения электронных писем по темам или папкам для связи писем в одну цепочку
- Расширенные возможности поиска для быстрого доступа к электронным письмам и вложениям и повышения эффективности принятия решений
- Бесшовный контроль для доступа к электронной почте на разных ОС и мобильных устройствах с целью обеспечения гибкости и продуктивности для всех членов команды
- Организация регулярного резервного копирования, защиты от несанкционированного доступа и соответствия стандартам защиты данных для обеспечения сохранности конфиденциальной информации о проекте
- Облачные сервисы для экономичного хранение данных с возможностью удаленного доступа и расширением объёма хранилища
Понравилась статья?
1
А что вы думаете по этому поводу? Поделитесь с нами
Комментарии