Содержание
Что делать, если компания готова перейти на среду общих данных, но готовые решения не учитывают её реальные рабочие процессы? Перестраивать привычную схему под программу — или адаптировать саму систему?
На вебинаре специалисты ФСК Family и G-TECH разобрали реальный кейс внедрения СОД. Результаты уже можно оценить в цифрах: время поиска информации сократилось примерно на 90%, передача согласованной документации на строительную площадку ускорилась минимум в 10 раз, а сбор данных — минимум в 5 раз. Общую эффективность внедрения на текущем этапе в ФСК Family оценивают в 83%.
Разбираемся, как этого удалось добиться и с какими сложностями команда столкнулась по пути.
Почему вообще понадобилась СОД
ФСК Family — девелопер полного цикла с более чем 18-летним опытом. Компания реализовала свыше 70 девелоперских проектов общей площадью более 950 тыс. м², а сейчас одновременно ведёт несколько проектов.
В подготовке и согласовании документации участвуют внутренние подразделения, проектировщики и подрядчики. Документы проходят проверку, возвращаются на доработку, повторно согласовываются и передаются дальше. Внутри такого процесса ежедневно происходят сотни взаимодействий.
До внедрения СОД разные его части были распределены между несколькими инструментами: документы хранились на локальных серверах, согласования шли через почту, подразделения использовали разные шаблоны, а часть аналитики приходилось собирать вручную.
В результате появлялись знакомые многим компаниям проблемы: где лежит актуальный файл, кто сейчас проверяет документ, устранено ли замечание и какая версия уже отправлена на строительную площадку. Задачей было не просто создать ещё одно хранилище, а объединить эти процессы в одной цифровой среде.
Почему не подошло готовое решение
Перед внедрением в ФСК Family сформулировали несколько целей:
- создать единое цифровое хранилище;
- сократить бумажный документооборот;
- организовать проверку по единым шаблонам;
- сделать согласования прозрачнее;
- получать оперативную аналитику по объектам.
Но при изучении рынка выяснилось, что типовые решения не полностью учитывают существующий бизнес-процесс компании. Особенно важной оказалась цикличность работы с документацией: проверка, замечания, доработка, повторная проверка и новое согласование. При этом требовались возможности делегирования и другие сценарии, уже встроенные в рабочую модель девелопера. Менять выстроенный процесс ради программы не хотели.
Поэтому одним из главных критериев выбора вендора стала возможность кастомизации. G-TECH была готова адаптировать платформу под процессы ФСК Family. Именно так сформировался главный принцип проекта: «Чтобы не система вас учила, как надо работать, а вы учили систему».
Как проходило внедрение
Работу разделили на четыре этапа.
- Разобрали процессы и определили необходимые доработки.
Команды ФСК Family и G-TECH выяснили, что нужно изменить в платформе, чтобы не ломать существующую схему работы. - Подготовили регламенты.
Определили роли пользователей, описали рабочие процессы и зафиксировали правила взаимодействия в СОД. - Запустили пилот.
Среду внедрили в департаменте технического заказчика. Параллельно обучили работе подрядные организации. - Собрали обратную связь.
После начала реальной работы сотрудники передавали замечания и пожелания, а разработчики G-TECH дорабатывали продукт.
Сейчас СОД постепенно масштабируется на другие подразделения. При этом в ФСК Family подчёркивают: внедрение не воспринимают как проект, который однажды закончится. Это постоянное развитие инструмента вместе с процессами компании.
Хотите подробнее посмотреть схему внедрения, процессы и результаты проекта? В презентации спикеров собраны ключевые материалы вебинара.
Скачать презентациюРезультаты в цифрах
Самая интересная часть кейса — не сам факт внедрения, а то, что эффект удалось измерить.
Поиск информации — на 90% быстрее
Раньше поиск нужных данных мог занимать от 30 минут до нескольких часов. Теперь информацию находят за 5–10 минут.
Причина проста: подрядчики и внутренние сотрудники работают в одной среде и не тратят время на поиск по разным хранилищам и реестрам.
Передача документации — минимум в 10 раз быстрее
До внедрения СОД передача согласованной документации на строительную площадку занимала от одного до трёх дней. Теперь процесс проходит онлайн и занимает несколько минут. Дополнительно используется QR-код, с помощью которого на площадке можно проверить актуальность документации.
Сбор данных — минимум в 5 раз быстрее
Замечания, история изменений и информация об их устранении раньше могли собираться несколько часов. Сейчас благодаря единым формам, шаблонам и отслеживанию статусов на это требуется несколько минут. А любое действие остаётся в истории системы — можно понять, кто и когда внёс изменение и откуда появилась проблема.
Статусы — в реальном времени
Раньше, чтобы узнать, где находится документ и кто его сейчас проверяет, информацию зачастую приходилось запрашивать отдельно. Теперь статус процессов можно увидеть онлайн. Для руководителей также доступны дашборды: количество согласований, просроченные процессы, работа с замечаниями и статистика по отдельным объектам. Общую эффективность внедрения на текущем этапе в ФСК Family оценивают в 83%.
Не всё прошло идеально
Одна из самых полезных частей вебинара — рассказ не только об успехах, но и о сложностях.
Первая — сопротивление сотрудников и подрядчиков.
Некоторые внешние организации справедливо отмечали, что работа в новой системе не была предусмотрена действующими договорами. Большинство вопросов удалось решить переговорами, но один-два подрядчика продолжили работать по старой схеме.
Вторая сложность — миграция данных.
СОД внедряли во время активной реализации проектов, поэтому остановить работу и перенести всю информацию одномоментно было невозможно. Универсального решения команда не нашла: данные в основном переносили постепенно, по мере необходимости.
Третья — поддержка пользователей.
Даже после обучения и подготовки регламентов вопросы не исчезают. Поэтому техническую поддержку стоит сразу воспринимать как постоянную часть внедрения, а не временную задачу на старте.
Что ещё умеет система
Во время вебинара участники много спрашивали и о технической стороне платформы.
G-TECH может работать как в облаке, так и во внутреннем контуре заказчика. В системе доступны работа с BIM-моделями, замечания, процессы согласования, сравнение версий документации и электронная подпись.
ИИ уже применяется для поиска по документации и связанным данным. Одним из следующих направлений развития разработчики называют использование ИИ при проверке документации. При этом спикеры отдельно уточнили: визуальное сравнение PDF-версий сейчас работает без применения ИИ.
Нужна ли СОД небольшой компании
СОД часто воспринимается как инструмент исключительно для крупных девелоперов. Но у G-TECH есть клиенты, которые используют всего 5–10 лицензий — например, небольшие проектные и подрядные организации. Поэтому ориентироваться стоит не столько на размер компании, сколько на её процессы.
Если сотрудники постоянно ищут актуальные версии файлов, вручную собирают замечания, ведут согласования в почте и тратят время на выяснение статусов — даже небольшой команде единая среда может дать заметный эффект.
Как объяснить пользу руководству
На вебинаре прозвучал хороший совет: не начинать разговор с фразы «нам нужна новая программа». Лучше сначала посчитать проблему.
Сколько времени сотрудники тратят на поиск документов? Сколько занимает согласование? Как часто появляются дубли и неактуальные версии? Сколько времени уходит на сбор статусов?
Тогда разговор о цифровизации превращается из обсуждения функций программы в разговор о конкретной экономии.
Главное
Кейс ФСК Family показывает: внедрение цифрового решения стоит начинать не с выбора программы, а с собственных процессов. Сначала понять, как на самом деле движется документация, где возникают задержки и какие рабочие сценарии важно сохранить. И только после этого искать инструмент.
В ФСК Family не стали полностью перестраивать работу под готовый продукт. Вместо этого выбрали платформу, которую можно адаптировать, начали с одного подразделения и дорабатывали решение на основе реальной обратной связи.
В итоге СОД стала не просто новым местом для хранения файлов, а частью самого бизнес-процесса — от проверки документации до её передачи на строительную площадку и аналитики для руководителей.
Не процесс под систему, а система под процесс — пожалуй, главный вывод этого кейса.
Понравилась статья?
А что вы думаете по этому поводу? Поделитесь с нами
Комментарии