Среда общих данных. Как облачная экосистема меняет правила игры в управлении проектами

В мире, где проекты становятся более масштабными и сложными, скорость принятия решений и точность информации становятся критически важными аспектами. Представьте ситуацию: вы работаете над проектом с несколькими командами и вдруг обнаруживаете, что каждый использует свою версию документации. Ошибки на стадии строительства, перерасход бюджета, задержки в несколько месяцев... Такие истории больше не должны быть частью вашей реальности. Среда общих данных (СОД) — это тот самый инструмент, который помогает избежать подобных случаев.

Почему СОД — это не просто тренд, а обязательная составляющая успешного управления проектами в цифровую эпоху? Как именно СОД меняет правила игры в строительной сфере, какие есть подводные камни и что из облачных решений сейчас представлено на российском рынке — разбираемся в этой статье.

Эволюция среды общих данных

1. Первая стадия: физические носители

На раннем этапе, когда проекты только начинали переходить в цифровую плоскость, информацию передавали через физические носители — дискеты, флешки, жесткие диски — и по электронной почте. Проектировщики создавали файлы, сохраняли их на носителях и передавали коллегам для дальнейшей работы. Это был довольно громоздкий процесс, сопровождавшийся многочисленными сложностями и потерей актуальности данных.

2. Вторая стадия: локальные хранилища

С развитием технологий в компаниях начали появляться собственные серверы с общими дисками. Это позволило централизовать данные и упростить доступ к ним, но инженеры сталкивались с проблемами одновременного доступа к файлам, путаницей с версиями (которые часто «по привычке» копировались на локальные компьютеры) и трудностями в обеспечении распределения доступа к актуальным данным для всех участников проекта.

3. Третья стадия: облачные СОД и специализированные решения

В процессе совершенствования облачных технологий на сцену вышли такие решения, как Google Диск, Dropbox, а для инженеров появились специализированные инструменты вроде BIM 360 от Autodesk. Облачные платформы и СОД позволили не только хранить данные, но и автоматизировать процессы, улучшить совместную работу и повысить качество реализации проектов.

Что такое СОД и как она работает?

Среда общих данных (СОД) — это информационная платформа, которая предоставляет централизованный доступ ко всему, что необходимо для выполнения проектов. Она позволяет обеспечить управление данными на всех этапах жизненного цикла проекта — от концепции до завершения. Основной задачей СОД является синхронизация работы команд и упрощение доступа к актуальной информации.

СОД выполняет несколько ключевых функций:

• Централизация данных. Все проектные данные хранятся в одном месте, что облегчает их поиск и актуализацию
• Автоматизация процессов. Обновления и изменения в проектной документации синхронизируются в режиме реального времени
• Управление доступом. Каждому пользователю можно назначить права доступа в зависимости от его роли в проекте
• Просмотр, проверка и комментарии. Специализированные инженерные инструменты позволяют просматривать файлы, добавлять комментарии и замечания, даже без установленного ПО. Некоторые специализированные ПО предоставляют возможность проверки на коллизии по заданным параметрам

Стоит отметить, что СОД нужно внедрять параллельно с BIM, поскольку при создании модели всегда возникает необходимость хранения, обмена и управления информацией об объекте. Взаимодействие в рамках СОД со всеми данными о BIM‑модели происходит бесшовно и эффективно.

СОД — это не просто хранилище данных, а централизованная система, объединяющая всех участников проекта и обладающая специализированным инженерным функционалом. Она решает множество проблем, с которыми сталкиваются современные команды.

Проблемы управления данными до появления СОД

Представим ситуацию: данные хранятся на локальных компьютерах или в разных информационных системах. Как их интегрировать для совместного использования? Одна из основных сложностей в таком случае — обмен данными между командами. Зачастую файлы в процессе передачи теряют актуальность, и участники проекта продолжают работать с разными версиями документов. В итоге изменения, сделанные в одном файле, не попадают в другие, что приводит к несогласованности и серьезным последствиям на этапе строительства.

Условно проблемы управления данными до появления СОД можно поделить на четыре основных категории:

1. Разрозненность информации. Данные часто хранились на локальных устройствах участников или в изолированных системах. Это затрудняло их интеграцию, делало процесс обмена медленным и неудобным
2. Ошибки при передаче данных. Типичной проблемой была несогласованность версий документов. Например, команда могла внести изменения в файл, но отправить его не всем участникам, что приводило к работе с устаревшей информацией
3. Невозможность использовать современные технологии. Отсутствие единой платформы ограничивало возможности применения современных сервисов, таких как автоматизированный анализ данных и совместная работа в реальном времени
4. Сложности масштабируемости и накопления знаний. Данные часто хранились неструктурированно, что затрудняло их поиск и повторное использование. Компании теряли возможность создавать базы знаний и лучших практик

История знает достаточно примеров, когда первопричины проблем со строительством известных объектов были вызваны несогласованностью данных. Вот некоторые из них:

Преимущества СОД для управления проектами

Системы общего доступа к данным существенно повышают эффективность проектных команд за счет возможности работы с актуальной информацией в реальном времени. Когда все участники проекта взаимодействуют в единой среде, процессы согласования и принятия решений ускоряются. Централизованное хранение данных и автоматическое отслеживание изменений минимизируют вероятность ошибок, связанных с использованием устаревшей информации или несовместимости версий документов. В совокупности это позволяет командам быстрее реагировать на изменения и оперативно согласовывать их.

За счет СОД упрощается и процесс обмена данными между заказчиками, подрядчиками и субподрядчиками, что способствует улучшению взаимодействия и контролю хода выполнения работ.

Интеграция данных в единую платформу также устраняет дублирование усилий и позволяет экономить время и ресурсы. Она снижает затраты на обслуживание внутренних серверов и работу IT-персонала, обеспечивая при этом эффективное управление проектами и повышая качество выполнения задач.

Еще одним преимуществом СОД является простота масштабирования в сравнении с собственным сервером. По мере роста компании и объема данных можно просто перейти на тариф, отвечающий новым потребностям в части мощности и объема пространства.

Создание СОД, учитывающих особенности строительных объектов, выгодно отличает их от облачных решений общего назначения. К примеру, продукт Sarex отличается набором специализированных инструментов и гибкой настройкой.

Для проверки проектной документации (чертежей или моделей) специалисту нужен просмотрщик. В Яндексе или Google его просто нет. Соответственно, нужно скачивать файл и иметь для просмотра дорогостоящий САПР. И вот прямая связь с экономией — СОД исключает необходимость покупки САПР на рабочие места специалистов, которые не участвуют в проектировании, но выполняют проверку. Далее специалисту нужно оставить комментарии. Без СОД требуется заводить отдельный файл, размещать в нем скриншоты и отдельно подробно описывать замечание. Отслеживать такие оторванные от чертежей/моделей реестры замечаний крайне неудобно. В СОД Sarex есть собственный просмотрщик, замечания ставятся в контексте чертежа и модели, указывается ответственный и ему же мгновенно уходит уведомление с предписанной датой устранения. Все замечания хранятся в едином реестре табличного вида с возможностью фильтрации по любому полю и переходу из реестра к выбранному замечанию

Татьяна Ерофеева

Директор по развитию Среды общих данных SAREX

Все эти положительные эффекты однозначно делают СОД крайне привлекательными, но есть и обратная сторона медали.

Проблемы и вызовы СОД

Использование систем общего доступа к данным в управлении проектами связано с рядом опасностей и вызовов, которые необходимо учитывать для успешной реализации и эксплуатации таких систем в долгосрочной перспективе.

1. Сложности внедрения. Интеграция некоторых СОД в существующие процессы требует значительных усилий и времени. Необходимы обучение сотрудников, изменение рабочих процессов и корректировка инфраструктуры. При недостаточной подготовке специалистов или сопротивлении изменениям система может быть использована неэффективно
2. Зависимость от технологий. СОД полностью зависят от стабильного функционирования программного обеспечения, серверов и сетей. Любой сбой, например, из-за проблем с сервером или отключения интернета, может привести к остановке работы и потерям времени. Также компании должны учитывать риск зависимости от конкретного поставщика СОД, что может ограничивать гибкость при выборе решений, особенно в случае изменения политики поставщика, повышения цен на услуги или ухода продукта с рынка
3. Проблемы совместимости. При работе с разными программными решениями и платформами могут возникать сложности интеграции. Несоответствие форматов данных или несовместимость с используемыми системами замедляет обмен информацией и требует дополнительных ресурсов для адаптации
4. Риски человеческого фактора. Ошибки пользователей, такие как неправильное внесение данных или случайное удаление файлов, могут нарушить целостность информации. При отсутствии строгих протоколов резервного копирования и восстановления это может иметь серьезные последствия
5. Угрозы кибербезопасности. Централизованное хранение данных в интернете делает СОД привлекательной целью для хакеров. Утечка конфиденциальной информации или несанкционированный доступ к проектным и иным данным могут нанести значительный ущерб компании, включая финансовые потери, снижение доверия клиентов и возможные юридические последствия
6. Юридические и регуляторные требования. При работе с СОД важно учитывать местные и международные нормы защиты данных. Несоблюдение требований, таких как GDPR, может привести к штрафам и юридическим последствиям

Чтобы минимизировать риски, необходимо тщательно продумать внедрение СОД, обеспечить высокую степень защиты данных, провести обучение персонала и предусмотреть планы резервного копирования. Как это делать — будем обсуждать на конференции PRO ТИМ СОД 27 марта. Эти меры позволят использовать преимущества системы, сводя к минимуму вызовы и опасности.

Директор по развитию Среды общих данных SAREX Татьяна Ерофеева отмечает, что на рынке сегодня представлены разные решения, у каждого них есть свои сильные и слабые стороны. По ее мнению, первоочередное требование к СОД — это безопасность данных. Она советует смотреть на те СОД, которые хранят данные на территории России и имеют свои просмотрщики, работающие с исходными форматами.

Как измерить эффективность использования СОД

Оценить, насколько успешно СОД выполняет свои функции, не так просто: стандартные метрики часто оказываются недостаточными для полноценного анализа, ведь здесь важно учитывать не только технические параметры, но и влияние на бизнес-процессы, удобство для пользователей и способность адаптироваться к изменениям. Чтобы понять, как измерить эффективность использования СОД, мы обратились к экспертам.

Генеральный директор Project Point Евгений Юревич подчеркивает, что СОД является общепризнанной лучшей практикой. Об этом свидетельствуют итоги масштабного опроса Autodesk: в десятки процентов улучшились показатели качества и прозрачности принимаемых решений, а также значительно сократилось затрачиваемое на поиск информации и координацию участников время.

Наш более чем 10-летний опыт внедрения такого рода решений это подтверждает, но обосновать инвестиции бывает не просто. Особенно когда собственник задает вопрос: «Насколько дешевле у меня станет стоить 1 м² жилья?» Честный ответ — мы не знаем, на это влияет слишком много факторов. Но мы обеспечиваем значительные измеримые улучшения по отдельным процессам: в два раза можно сократить сроки отработки технических запросов с площадки, сроки согласования документации, передачи её со штампом на площадку и т.д.

Евгений Юревич

Генеральный директор Project Point

Директор по развитию Среды общих данных SAREX Татьяна Ерофеева, в свою очередь, выделяет три основных объективных показателя эффективности: время, деньги и качество.

СОД выполняет две задачи: дает правильные инструменты для поиска и работы с проектными данными и забирает на себя автоматизацию процессов. Например, эксперту на почту приходит уведомление о поступивших документах на проверку. В письме есть ссылка, перейдя по которой он попадает напрямую в документ, где у него есть все инструменты для изучения этих документов, их комментирования, просмотра истории согласования, простановки статуса и завершения проверки. Эксперт выполняет производственные задачи, соответствующие своей должности и знаниям. Соответственно, сокращается время принятия решения, а все мы знаем, что время — это деньги. Не стоит забывать, что эксперт является участником в цепочке согласований, и таких процессов много

Татьяна Ерофеева

Директор по развитию Среды общих данных SAREX

Существующие на российском рынке СОД

Сегодня существуют различные решения для создания среды общих данных. Часто в качестве СОД используются облачные решения общего или бизнес‑назначения, такие как Яндекс.Диск, Google Drive или Dropbox. В строительной отрасли применяются решения, заточенные под специализированные потребности инженерных команд. В каталоге PRO ТИМ на момент написания статьи представлено 31 программное решение в области СОД, в том числе G‑Tech Suite, СОД Sarex, SIGNAL DOCS, BIMdisk, PilotBIM и другие. Все они помогают оптимизировать процессы управления проектами, обеспечивая централизованный доступ к данным, контроль версий документов и эффективное взаимодействие между всеми участниками проекта. Высокая конкуренция в данной области приводит к появлению оригинальных решений и уникальных предложений.

На рынке есть несколько сильных поставщиков СОД, которые много лет занимаются их внедрением. И очень много небольших новых решений, вкладывать деньги в которые опасно, потому что они мало того, что могут быть малофункциональны и нестабильны, так еще и в один день могут просто исчезнуть.

Евгений Юревич

Генеральный директор Project Point

PRO ТИМ активно участвует в популяризации СОД среди всех участников строительства. Мы организуем вебинары, презентации и мероприятия, на которых специалисты могут узнать о лучших практиках использования данных решений. Это помогает не только повысить осведомленность о новых технологиях, но и помочь компаниям правильно интегрировать их в рабочие процессы.

Например, в одном из выступлений гендиректор cGIS Pro поделился опытом создания единого информационного пространства из различных информационных систем, на другом — представитель Sarex рассказал, как их СОД помогает сэкономить до 40% времени на процессе согласования проектной документации. На еще одной онлайн-встрече коллеги из Project Point продемонстрировали, как с помощью их решения можно сэкономить 12% строительного бюджета и вместе с тем повысить контроль качества.

Тему СОД приглашенные эксперты затрагивали и в серии подкастов «‎В гостях у PRO ТИМ». Все эти активности направлены на демонстрацию того, как эффективно использовать СОД для управления проектами. В ходе таких мероприятий обсуждаются реальные кейсы и проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении.

27 марта мы проведем конференцию, посвященную использованию и развитию СОД. Это отличная возможность для специалистов узнать, как выбрать подходящую платформу, адаптировать инструменты под специфику бизнеса и ознакомиться с реальными кейсами внедрения, а также задать провокационные вопросы разработчикам.

Заключение

Технология СОД уже доказала — это не просто модный тренд, а необходимость для успешного управления проектами в эпоху цифровой трансформации. СОД обеспечивает эффективное взаимодействие между командами, упрощает согласование документации и снижает риски ошибок. В свою очередь, зрелость программного обеспечения и СОД многократно усиливают возможности друг друга в части совместной работы пользователей.

В совокупности для бизнеса все это — шанс повысить продуктивность и сэкономить ресурсы. Чтобы не отставать от технологических трендов, о внедрении СОД стоит задуматься уже сегодня.