Чем опасна электронная отчётность по проекту строительства?

Цифровые инструменты управления информацией стали необходимы для предотвращения и разрешения споров в строительных проектах. Однако на пути их внедрения есть подводные камни, которых действительно следует остерегаться. При этом они не всегда могут быть очевидны из-за устоявшихся практик ведения электронной отчётности.

Дискуссия о негативных сторонах внедрения прошла на сессии «Предотвращать и защищать: роль управления информацией в разрешении споров» от Digital Construction Summit, на которой выступили технический директор консалтинговой компании HKA Global и член объединения IM4Legal Сара Кит совместно со старшим менеджером по работе с клиентами в Ideagen Mail Manager Джорджем Эмени.

Инструмент для решения споров

По словам Кит, ключевой опорой в процессе урегулирования конфликтных ситуаций является ведение точной и подробной отчётности:

«Некачественная документация может облегчить адвокатам задачу по оспариванию доказательств. Необходимо методично документировать всё, особенно на ключевых этапах или значимых событиях проекта. И эти отчёты должны стать своеобразным путеводителем, чтобы помочь человеку, не знакомому с ним, проследить последовательность событий», — пояснила она.

Эксперт добавила, что цифровые инструменты и строительные технологии сегодня широко используются в строительной сфере. Благодаря возможности BIM‑инструментов генерировать подробные и актуальные отчёты, можно получить важнейшие доказательства для разрешения конфликтов.

Модели, используемые во время проектирования и строительства, могут содержать критические сведения для оценки того, был ли дизайн объекта выполнен с должным подходом и тщательностью или соответствовал ли он требованиям проекта. Информационное моделирование также помогает отследить изменения в конструкции, которые часто являются причиной для получения претензий и могут влиять на сроки и бюджет.

Доступ к среде общих данных

Технический директор предупредила, что при использовании цифровых моделей и хранилищ данных могут возникать проблемы:

«Постоянной проблемой становится доступ к этой информации, особенно если она хранится в среде общих данных (СОД), контролируемой другой стороной. Субподрядчики и другие участники должны обеспечить себе независимый доступ к системе. Полагаться на главного подрядчика может быть рискованно, особенно в случае спора или расторжения контракта. В идеале в нём должно быть прописано условие, позволяющее получить доступ к СОД в таких случаях», — объяснила она.

Некоторые компании часто закрывают другим участникам проекта возможность пользоваться сервисами для обмена данными. Поэтому очень важно делать бэкапы и резервные копии ключевых данных по проекту, таких как учёт проверок службы строительного контроля или отчёты об обнаружении коллизий, чтобы у всех сторон были необходимые доказательства для обоснования своих заявлений.

Управление электронной почтой

Джордж Эмени согласился с предупреждением Кит о важности ведения учёта и отметил растущие проблемы, с которыми сталкиваются профессионалы отрасли в условиях стремительного развития технологий строительства и появления инноваций:

«Одна из них — доступность важной информации, в частности сообщений электронной почты, которые остаются основным инструментом для совместной работы. При этом, отсутствие стандартизированных систем для email‑менеджмента способствует появлению значительных рисков, включая потерю информации и недопонимание между участниками переписки.

Учитывая, что в мире ежедневно отправляется более 350 миллиардов электронных писем, а многие организации не затрудняются привести обмен сообщениями к надлежащей системе, возрастает риск переделки проектов и возникновения разногласий».

Почему нужно изменить старые практики

В отчёте Ideagen Mail Manager подчёркивается, что изменения в цифровой информационной модели и документации и недопонимание при общении являются основными факторами затрат в строительной отрасли. Также резко возросло число разногласий, вызванных изменением масштаба проекта и проблемами с оплатой: 91% респондентов сталкивались с ними в 2023-м году, что на 21% больше, чем за аналогичный период 2022-го.

«Эти проблемы часто возникают из-за плохого управления электронной почтой или отсутствия доступа к ней. При этом критически важная информация о проекте часто хранится исключительно в цепочках писем», — отметил Эмени.

Интересно, что специалисты в области строительства продолжают активно обмениваться информацией по email: 88% из них сообщили об увеличении объёма писем в их ящиках в 2023 году. Однако такая зависимость подчеркивает важность использования эффективных систем управления электронной почтой во избежание конфликтов. Крупные компании, такие как WSP и Ramboll, внедрили автоматизированные системы управления электронной почтой, что позволяет им экономить драгоценное время и минимизировать риски, связанные с потерей или недоступностью информации.