Почему автоматизация необходима для эффективной работы строительной компании

По мнению специалистов отрасли, автоматизация — ключевой фактор будущего для строительных компаний. Автоматизирование помогает решить следующие проблемы и задачи: управление производством, планирование, организация документооборота и взаимодействие сотрудников, и другие.

Улучшение текущих бизнес-процессов

Перед тем, как выбирать и устанавливать систему автоматизации, важно провести оценку текущей ситуации в бизнес-процессах, выявить точки роста и проблемы, которые могут стать причиной убытков для компании.

Предлагаем обратить внимание на следующие вопросы:

• Какие отделы предприятия нуждаются в автоматизации процессов в первую очередь?
• Стоит ли автоматизировать работу нескольких отделов и обеспечивать их работу через общую информационную систему?
• Если вы собираетесь открыть новое предприятие, какие процессы бы вы сразу автоматизировали?

Компания «Первый Бит» выделила следующие негативные процессы, которые влияли на эффективность бизнеса:

• Отсутствие бухгалтерской и налоговой учетной систем, учитывающей особенности строительной отрасли
• Применение программ с ограниченным функционалом для обмена и синхронизации информации
• Множество рутинных задач, которые увеличивают трудозатраты на типовые операции и повышают вероятность ошибок в учете
• Невозможность качественной и оперативной обработки большого объема входящей и исходящей документации
• Неправильное выполнение аналитического учёта, из-за чего руководство компании не имеет доступа к полному и достоверному объёму информации при принятии управленческих решений

Определение задач

Для того, чтобы не тратить деньги и время, необходимо заранее определить желаемый результат работ. Если решение задачи требует использования нескольких программных продуктов, необходимо это учитывать при планировании.

Примеры задач:

• Отслеживание трудозатрат, использованных ресурсов
• Ускорение предоставления отчетности
• Быстрый доступ к электронным документам
• Быстрое создание типовыхдокументов
• Повышение качества планирования и сокращение расходов, не предусмотренных в первоначальном плане
• Контроль выполнения работ
• Создание единой информационной среды для сотрудников компании

Процессы, подлежащие автоматизации

Для успешной автоматизации следует определить наличие программных продуктов, используемых в компании, а также изучить их функционал и соответствие текущим требованиям и планам на будущее. Для выявления основных направлений автоматизации следует отметить несколько ключевых моментов.

• Особенности деятельности компании
• Система для ведения учета
• Где проводится финансовое планирование?
• Какая часть документооборота автоматизирована?

В зависимости от потребностей внедрения, уровня автоматизации и характера деятельности компании, поставщики предложат оптимальное решение.

Условия реализации проекта

Успешная реализация проектов в строительстве напрямую со сроками и стоимостью. Внедрение программных инструментов также является проектом и может быть оценено. Для этого изучите существующие на рынке программные решения.

Бюджет и сроки реализации будут зависеть от:

• Размера компании
• Сложности бизнес-процессов
• Количества задействованных сотрудников
• Текущего состояния IT-инфраструктуры

Минимальная стоимость отраслевых «коробочных» программ начинается от 30 000 рублей, среднее время внедрения от 1 до 6 месяцев. Для крупных предприятий необходима комплексная автоматизация, при этом сроки и стоимость проекта определяются индивидуально в процессе предпроектного обследования.

Предложения на рынке

Крайне важно определить параметр, который будет являться определяющим фактором при финальном выборе программного продукта. Необходимо выявить приоритетные потребности вашей компании.

• Опыт исполнителя в реализации отраслевых проектов
• Сроки внедрения
• Стоимость

При выборе программного продукта не рекомендуется ориентироваться только на стоимость. Не менее важные факторы — удобство использования системы для пользователей и поставщик, который гарантирует регулярные обновления и своевременное решение всех технических вопросов.

В текущих условиях имеет большое значение, является ли программный продукт отечественным. Это гарантирует своевременное обслуживание даже в случае ухода иностранного ПО с российского рынка. Программное решение должно быть включено в Реестр российских программных продуктов и соответствовать всем нормативным требованиям.

Тестирование возможностей программного решения

Перед внедрением программного продукта рекомендуется провести его тестирование, чтобы определить, подходит ли его функционал под требования ваших задач. Обратитесь к компании-разработчику, чтобы выяснить, предоставляется ли возможность такого тестирования.

Назначение ответственных

Для успешной интеграции автоматизации команда должна быть вовлечена в процесс на ранних этапах. Это позволит исполнителю получить компетентную обратную связь и вносить корректировки, если это необходимо. Для участия в реализации проекта необходимо назначить ответственных лиц от тех отделов компании, в которых планируется внедрение, а также от IT-департамента, если такой имеется в компании.

Внедрение нового инструмента автоматизации может быть мотивировано как со стороны руководства, так и сотрудников. Важно, чтобы все заинтересованные стороны осознавали преимущества, которые могут быть достигнуты благодаря новому инструменту.

Источник