Содержание
Крупные застройщики сталкиваются со сложностью процедур оформления технической документации, которая серьезно влияет на производительность сотрудников и может вызывать задержку реализации объектов. В данной статье рассматривается опыт ПИК по оптимизации процесса оформления технической документации совместно с госструктурами за счет внедрения специализированной платформы электронного документооборота, позволившей сократить сроки подписей документов практически вдвое.
Предпосылки к внедрению Vitro‑CAD
Поскольку группа компаний «ПИК» реализует проекты по государственному заказу, включая строительство жилых домов в рамках московской программы реновации, возникла необходимость наладить электронный обмен документами между компанией и государственным заказчиком. Важнейшим требованием была возможность использования электронной подписи и нанесения специальных штампов на рабочую документацию.
Первоначально оформление такой документации происходило внутри архива системы Vitro‑CAD, после чего файлы отправлялись заказчику. Однако требования заказчика предусматривали применение собственных специализированных плагинов для настройки формата PDF-документов, что замедляло процесс и увеличивало временные издержки. Один из используемых плагинов преобразовывал обычные PDF-файлы в стандартный формат PDF/A-2b, предназначенный для долгосрочного архивирования. Второй же отвечал за электронную подпись и последующий вывод отметок на каждом документе. Из-за сложности этих процессов регулярно возникали задержки и технические проблемы, влияющие на эффективность работы.
Для решения этих проблем специалисты группы ПИК приняли решение создать специальный сервис выпуска рабочей документации непосредственно в используемой среде общих данных, направленный на повышение скорости и качества взаимодействия с госзаказчиком.
Основными целями нового подхода стали: настройка автоматического подписания документов прямо в архиве системы, обеспечение надежного хранения подписанной документации и упрощение отправки готовых файлов заказчику. Благодаря этому удалось значительно уменьшить временные затраты на создание и подписание PDF-документов, сократив общее время передачи примерно наполовину. По словам представителей ПИК, новая технология позволила сэкономить сотни рабочих часов ежемесячно, исключив потребность в ручном оформлении документов через сторонние программы. Несмотря на значительное сокращение сроков обработки документации, реализация строительных проектов осталась неизменной, что свидетельствует о положительном эффекте автоматизации рабочего процесса.
Вы можете сами опробовать преимущества программы, запросив демодоступ.
Реализация проекта
Этап 1. Анализ работы существующих решений. Перед началом внедрения новой системы специалисты внимательно проанализировали работу внешних программных компонентов, использовавшихся ранее для подготовки документации. Необходимо было детально разобраться, каким образом функционируют установленные плагины и какие изменения вносятся ими в структуру PDF-файлов. Было установлено, что электронная подпись и проверка подлинности документов осуществлялась посредством встроенной функциональности Adobe Acrobat. Совместно с командой разработчиков «Витро Софт» представители ПИК провели исследование особенностей преобразования исходных PDF-файлов в стандартизированный формат PDF/A-2b, обеспечивающий долговременное хранение данных.
Этап 2. Подбор альтернативных инструментов для оптимизации. Следующим этапом стала разработка оптимального способа оптимизации PDF-документов, поскольку используемые заказчиком инструменты ограничивали максимальный размер принимаемых файлов до 200 Мб. Требовалось разработать сервис, способный автоматически обрабатывать большие объемы информации на сервере, снижая нагрузку на конечных пользователей и устраняя необходимость длительного ожидания результатов обработки.
Этап 3. Разработка серверного приложения. Создание собственной службы подготовки PDF-документов обеспечило полную автоматизацию процедуры формирования файлов, освободив сотрудников от трудоемких операций вручную и сэкономив рабочее время специалистов.
Этап 4. Проведение тестирования. Во время четвертого этапа реализовано комплексное внутреннее и внешнее тестирование новой системы. Внутренняя проверка проводилась силами самой команды ПИК и помогла удостовериться в полном соблюдении установленных требований. Во внешней части испытаний сотрудники государственного заказчика проверяли работоспособность сформированных документов путем самостоятельной установки своей подписи поверх полученных материалов. Основной целью этого шага стало подтверждение полной совместимости созданных PDF-файлов с установленными инструментами заказчика.
Этап 5. Финальная интеграция. Завершающим шагом стал этап интеграции разработанного решения в существующую инфраструктуру. Цель заключалась в обеспечении автоматической подготовки и подписания документов, минимизации временных затрат и исключения ошибок, возникающих при обработке больших объемов документации.
О новшествах в работе с документацией
Благодаря успешному тестированию и внедрению специального приложения в систему Vitro‑CAD, процедура подписания документации между застройщиками и государственными структурами теперь осуществляется автоматически, существенно облегчая рабочий процесс сотрудникам.
Для ускорения подготовки согласно требованиям государственных заказчиков, был специально разработан внутренний сервис. Данный инструмент способен конвертировать стандартные PDF-файлы в международный формат PDF/A-2b, подходящий для долгосрочной архивации, а также обеспечивать их надежное подписание цифровой подписью.
Результатом работы является многостраничный документ в формате PDF, снабжённый специальными метаданными для дальнейшего подписания. На первой странице файла содержится видимый отпечаток цифровой подписи, а в верхнем левом углу каждой страницы располагаются специальные отметки для уполномоченных лиц заказчика. Такие маркировки создаются автоматически сразу после подписания документа соответствующими специалистами заказчика.
При этом сами PDF-файлы защищены специальной технологией сертификации, гарантирующей защиту от несанкционированных модификаций и обеспечивая целостность информации. Дополнительно предусмотрен временной штамп, подтверждающий действительность подписи путём сопоставления даты её постановки с периодом действия соответствующего цифрового сертификата.
Таким образом, внедрение новых технологий сделало процедуру подписания документов быстрой и эффективной, уменьшив административную нагрузку на персонал. Разработанное решение идеально подходит для тех компаний, чьи государственные структуры выступают в роли клиентов, особенно в проектах московского строительства по программе реновации. Хотя возможность дополнять цифровые подписи визуальными элементами пока востребована лишь среди небольшой доли заказчиков, сама концепция обладает потенциалом широкого распространения в сфере электронного документооборота.
Если у вас есть вопрос по продукту, заполните форму обратной связи. Мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Итоги внедрения
Интегрированный в платформу Vitro‑CAD новый сервис помог избавиться от необходимости применять дополнительные плагины и снизил временные затраты на подписание проектной документации почти вполовину — порядка 1000 рабочих часов ежемесячно. За счет нововведения скорость подготовки и передачи документов от проектировщиков к заказчику возросла на 50%. Если раньше подписание отдельного раздела могло занимать от пяти до двадцати минут, то теперь этот процесс выполняется гораздо быстрее. В итоге введение нового инструмента позволило исключить ручное подписание через сторонние программы, сделав всю процедуру проще и эффективнее.
Понравилась статья?
А что вы думаете по этому поводу? Поделитесь с нами
Комментарии