Учёт материалов и бюджетирование в программе «АЛТИУС — Управление строительством»: ответы на вопросы

Компания «Алтиус Софт» поделилась наиболее интересными вопросами, которые задают строительные компании, и предоставила ответы на них.

Как в программе «АЛТИУС — Управление строительством» ведется планирование, учёт и контроль материалов?

В программе «АЛТИУС — Управление строительством» на основании документов «Договор с Заказчиком», «Договор с подрядчиком», «Планирование собственных работ» автоматически формируются планы поставки материалов на объекты. Эти планы увидят сотрудники отдела снабжения. В модуле «Поставщики и закупки» автоматически осуществляется подбор поставщиков. Далее составляются договоры покупки с автоматическим заполнением номенклатуры материалов (исходя из «подбора поставщиков» и плановых дат поставки), а позже — приходные накладные по этим договорам. Таким образом, можно увидеть, какие из нужных материалов уже заказаны или получены на склад.

Когда материалы отпускаются на объекты (для выполнения работ собственными силами или подрядчикам как давальческие), программа контролирует, требуются ли они для этого этапа договора. Позже, когда будут введены данные о фактическом выполнении работ, программа покажет отклонения фактического расхода материалов от нормативного. Оперативный контроль затрат на материалы можно вести в любой момент времени по конкретным объектам или работам, группам материалов.

В модуле «СтройАналитик» можно заблаговременно контролировать превышение фактической стоимости поставки над плановой. Допустимое отклонение может задаваться и в процентном выражении, и суммой. Программа автоматически сообщит пользователю об отклонении от плановых показателей. «СтройАналитик» может быть настроен персонально для каждого пользователя. То есть различные сотрудники могут отслеживать ситуацию по разным объектам, с разными показателями допустимых отклонений.

Мы начали вести бюджетирование, но поняли, что с имеющимся штатом сотрудников не можем корректно составлять бюджет и поддерживать его в актуальном состоянии. Может ли в этом помочь программа «АЛТИУС — Управление строительством»?

Бюджетирование в программе «АЛТИУС — Управление строительством» строится автоматически на основании «Плана по выполнению» и «Финансового плана». Эти промежуточные документы представляют собой бюджет, который развёрнут до конечной операции, т.е. он максимально подробен, но можно увидеть БДР и БДДС и в классическом виде.

Оба документа имеют самостоятельную ценность и наглядно демонстрируют, как сформировалась сумма по статье (из каких документов), какие корректировки были внесены, их последовательность, перечень договоров и статей, по которым произошли изменения.

При изменении значимых условий договора программа выдаст пользователю автоматическое сообщение о данных изменениях. Посчитав эти изменения существенными, пользователь должен внести их в «План по выполнению» и в «Финансовый план» (одним нажатием кнопки). Как только корректировки будут зафиксированы в документах, они автоматически перенесутся в бюджет и, в итоге, он будет скорректирован нажатием пары кнопок.

Пользователь увидит, лишь кликнув мышкой, сравнение плановых и фактических показателей и в «Плане по выполнению», и в «Финансовом плане», что важно для корректировки бюджета. В документах можно будет увидеть, почему сумма или дата поменялись, что стало источником корректировки.

Узнать подробнее

Наши партнёры по бизнесу сообщили об успешном внедрении программы «АЛТИУС — Управление строительством» на своём предприятии. Нам бы тоже хотелось использовать данную программу в работе. Но наша компания небольшая, штат сотрудников весьма ограничен. Стоит ли нам прибегать к внедрению программы «АЛТИУС — Управление строительством» или данное программное решение рассчитано только на крупные строительные предприятия?

Программа «АЛТИУС — Управление строительством» может быть использована на предприятиях различного профиля (строительных, монтажных, проектных, пусконаладочных и многих других), любой численности и работающих с любым количеством объектов: от небольших компаний до крупных холдингов и корпораций.

Мы считаем, что не обязательно автоматизировать всё и сразу. Можно начать с наиболее проблемных участков (например, снабжение, контроль сроков выполнения работ, заполнение исполнительной документации и т.д.). А позже, когда самые острые проблемы будут решены, можно переходить к плановой автоматизации всех участков. Для этого у нас есть несколько решений.

Есть специальная версия программы «АЛТИУС — Управление строительством» «ЛАЙТ». Эта версия предназначена в основном для небольших предприятий. При незначительном объёме договоров, актов выполненных работ, платежей по договорам, занесение всей необходимой информации в версию «ЛАЙТ» вполне под силу одному-двум сотрудникам.

Есть также небольшие базовые комплекты, которые помогут закрыть основные болевые точки учёта в строительстве.

Комплект «ПТО + ОМТС».

Подходит для автоматизации отдела снабжения и ПТО. Для ОМТС: от спецификации, заявки до поставки материалов и их движения. Для ПТО: от загрузки сметы и составления графика производства работ до формирования актов КС-2, КС-3, включая составление исполнительной документации и контроль графика производства работ.

Комплект «АЛТИУС — Управление строительством» версии «Лайт»+ «ОМТС».

Базовый управленческий учёт по объектам строительства, начиная от договоров и смет с заказчиками и подрядчиками, до поставки материалов, сдачи работ и взаиморасчётов. В данной конфигурации модуль ОМТС позволит полностью автоматизировать отдел снабжения, вести учёт движения и списания материалов.

Комплект «АЛТИУС — Управление строительством» версии «Лайт»+ модуль СтройБюджет.

Полноценное составление БДР, БДДС по объектам и контроль их фактического выполнения впривязке к объектам, договорам, этапам договоров. Походит для ведения базового управленческого учёта в строительстве, взаиморасчётов с заказчиками и подрядчиками.

Для небольших строительных предприятий внедрение данного программного решения также актуально, как и для крупных компаний, так как оперативное финансовое планирование и учёт являются залогом успеха для каждой организации, что особенно важно в условиях мирового финансового кризиса.

Комплект «АЛТИУС — Управление строительством» версии «Лайт» +«ОМТС» + «Исполнительная документация».

Базовый управленческий учёт по объектам строительства, начиная от договоров и смет с заказчиками и подрядчиками до поставки материалов, сдачи работ и взаиморасчётов.

В данной конфигурации модуль ОМТС позволит полностью автоматизировать отдел снабжения, вести учёт движения и списания материалов. Плюс заполнение исполнительной документации: 14 актов, 11 журналов, 3 реестра уже включены в программу, их можно заполнять автоматически по работам из сметы или Excel, прикладывать актуальные паспорта, сертификаты на материалы.

Как программа «АЛТИУС — Управление строительством» взаимодействует с бухгалтерскими программами и не окажет ли внедрение программы «АЛТИУС — Управление строительством» негативного влияния на ведение бухгалтерского учёта в организации?

В программе «АЛТИУС — Управление строительством» возможен обмен данными с любыми другими программами. Помимо основных модулей программы «АЛТИУС — Управление строительством» в программе также существуют модули обмена данными с бухгалтерскими программами, которые позволяют отследить движение денежных средств строительного предприятия (банк-касса) и материально-технических ценностей.

Фактическое движение денег можно регистрировать через выписку банка или кассу. Для упрощения расчетов с заказчиками программа позволяет выставлять счета заказчикам либо на авансы, либо по актам выполненных работ. В счетах по актам суммы будут рассчитаны автоматически с учетом зачета авансов.

Программа «АЛТИУС — Управление строительством» позволяет вести оперативный учёт затрат, осуществлять чёткое финансовое планирование, оптимизировать работу с договорами и другими документами, что существенно отличается от функционала бухгалтерских программам, но тем не менее ничуть не нарушает их работу, а, напротив, помогает систематизировать все возможные варианты ведения бизнеса строительных компаний.

Кроме этого, имеющийся в программе набор отчетов, предоставляет руководству строительного предприятия полноценную информацию о плановом и фактическом состоянии взаиморасчетов, выполнении обязательств по договорам, осуществлении работ, движении товарно-материальных ценностей и других важных аналитических критериях. Данный набор отчётов позволяет в полной мере оценить картину ведения бизнеса предприятия и предпринять оперативные меры, в случае обнаружения негативных моментов.

Заключение

Программа «АЛТИУС — Управление строительством» является комплексным решением для автоматизации управления проектами. Она эффективно решает ключевые задачи: распределение объемов работ между субподрядчиками, оперативный контроль сроков, планирование поставок материалов и мониторинг их расхода, а также автоматизированное бюджетирование.

Гибкость программы позволяет адаптировать ее под нужды любой компании — от крупного холдинга до небольшой организации, благодаря поэтапному внедрению и специальным конфигурациям. Интеграция с бухгалтерскими и сметными программами обеспечивает согласованность данных, повышая прозрачность и обоснованность управленческих решений. Внедрение системы позволяет значительно повысить эффективность строительного бизнеса.