Как внедрение СОД Vitro-CAD позволило значительно оптимизировать процессы управления проектами и документооборотом в компании ГИАП

Под воздействием введенных санкций и прекращения поставок оборудования от зарубежных производителей компания ГИАП оказалась перед необходимостью заменить импортную критически важную ИТ‑инфраструктуру. После тщательного изучения современных подходов было решено внедрить российскую специализированную платформу электронного документооборота, которая ориентирована на создание интегрированной среды для управления строительными и проектными работами, что позволяет существенно улучшить взаимодействие всех участников проектов.

О компании ГИАП

ОАО «ГИАП» представляет собой крупную многопрофильную проектную организацию, в состав которой входят различные специализированные подразделения производственного и функционального назначения. Высокий профессионализм и богатый практический опыт сотрудников компании позволяют осуществлять комплексную разработку проектной документации на всех этапах строительного проектирования: от предварительного технико-экономического обоснования и инвестиционных расчетов до составления подробной проектной и рабочей документации.

Помимо этого, компания предоставляет широкий спектр сопутствующих услуг, таких как экспертиза проектной документации, авторский надзор за выполнением строительно-монтажных работ, участие в пусконаладочных работах и сопровождении объектов на этапе освоения производственных мощностей, а также разработку технологических регламентов.

История ГИАП начинается еще в советском периоде, когда на основе исследований ученых и инженерных кадров института создавалась одна из крупнейших и технологически продвинутых отраслей химической промышленности — азотная отрасль. Многие заводы азотной промышленности за рубежом, включая Болгарию, Китай, Кубу и Румынию, были возведены именно по разработанным институтом проектам.

В последние десятилетия ГИАП активно участвовал в ведущих проектах модернизации предприятий, специализирующихся на производстве аммиака, азотной кислоты, аммиачной селитры и метанола. Среди ярких примеров — строительство новых производств аммиака в Великом Новгороде мощностью 2060 тонн в сутки, завода метанола в Щекино мощностью 1500 тонн в сутки, линии по производству аммиачной селитры в Тольятти мощностью 2300 тонн в сутки. Кроме того, сотрудники ГИАП осуществляли модернизацию существующих заводов в городах Дорогобуж, Салават, Томск, Россошь и Кемерово, существенно увеличивая их производственную мощность.

Осенью 2023 года на территории ПАО «КуйбышевАзот» вступила в эксплуатацию новая установка по производству гранулированной аммиачной селитры, созданная специалистами ГИАП. Мощность установки составляет 2300 тонн в сутки, и она является уникальной для России. Установка соответствует современным требованиям экологичности и безопасности, помогая заводу уменьшить количество вредных выбросов в атмосферу примерно на 200 тонн ежегодно.

Цели внедрения Vitro‑CAD

После детального анализа передовых практик было принято решение о внедрении Интегрированной системы управления, автоматизированного проектирования и информационного моделирования на платформе Vitro‑CAD MP, которая базируется на российской операционной системе Astra Linux. В ходе анализа были изучены практики российских и мировых лидеров.

Основной целью внедрения системы Vitro‑CAD является построение высокоэффективной инфраструктуры обмена данными между всеми участниками проекта. Она предусматривает надежное сохранение информации, возникающей в процессе работы, строго контролируемый доступ к ней, а также систематизацию сведений о сроках подготовки документации. Всё это направлено на повышение контроля исполнения проекта и сокращение сопутствующих затрат.

Внедрение среды общих данных нацелено на решение следующих задач:

• Формирование общего информационного пространства для централизованного накопления и упорядочивания технических и распорядительно-организационных документов проекта
• Организация командной работы по созданию проектной документации, повышающей производительность труда коллектива
• Контроль этапов подготовки и эксплуатации проектно-сметной документации согласно установленным нормативам
• Мониторинг сроков выполнения задач и динамики реализации проектов, позволяющий своевременно выявлять и устранять возникшие сложности
• Применение QR-кодов для проверки актуальности документов, предотвращая использование устаревших данных на стройплощадке
• Создание юридически значимого цифрового архива для безопасного хранения и оперативного доступа к необходимым файлам
• Автоматизация работы с корреспонденцией, создающая эффективную систему коммуникаций с заказчиками, исполнителями и прочими участниками проекта, что гарантирует быстрый доступ и объективную оценку текущего положения дел и многое другое

Почему выбрали Vitro‑CAD?

Выбор именно этой платформы для организации общей информационной среды был обоснован несколькими важными преимуществами, которые делают ее оптимальной для реализации крупных и сложных проектов:

• Гибкость и настраиваемость. Платформа Vitro‑CAD позволяет пользователям самостоятельно создавать, изменять и удалять объекты хранения, атрибуты и связи между ними (такие как вложенность, связанность, наследование свойств). Все это выполняется без участия разработчиков, что дает возможность легко адаптировать систему под конкретные нужды каждого проекта. Кроме того, имеется возможность связывания атрибутов со справочниками, что существенно облегчает работу с данными
• Управление каталогами и справочниками. Система предоставляет инструмент для ведения внутренних справочников предприятия, включая создание многоуровневых иерархических структур. Эта функциональность упрощает навигацию и поиск необходимой информации
• Быстрый и эффективный поиск. Платформа предлагает удобные механизмы быстрого поиска нужных значений из справочника при внесении данных в атрибуты. Пользователям доступна настройка формата отображения результата поиска: в виде контекста, древовидной структуры, таблиц или раскрывающихся списков, что делает работу интуитивно понятной и комфортной
• Автоматизация бизнес-процессов. Система поддерживает создание автоматических счетчиков объектов и классификаторов на основании заданных атрибутов, что позволяет автоматизировать рутинные операции и повысить точность вносимых данных. Дополнительно предусмотрено автоматизированное присвоение шифров и идентификаторов объектам по заранее настроенному алгоритму, что дополнительно оптимизирует документооборот
• Удобный интерфейс и безопасность. Платформа поддерживает работу через защищенный Web‑интерфейс (HTTPS‑протокол), что обеспечивает легкий и безопасный доступ к системе из любой точки мира
• Интеграция с инструментами BIM‑моделирования. Возможность интеграции с популярными BIM‑решениями делает Vitro‑CAD мощным инструментом для оптимизации проектных процессов, улучшения производительности и обеспечения высокой точности результатов

Эти преимущества превращают данную платформу в надежный и универсальный инструмент для эффективного управления сложными проектами и повышения качества работы проектной группы.

Процесс внедрения

Внедрение проходило совместно с компанией ООО «Премиум софт». Процедура внедрения системы Vitro‑CAD была поэтапно организована таким образом, чтобы обеспечить стабильную и эффективную работу системы на протяжении всего периода эксплуатации. Каждый этап имел свою особую цель и значимость:

Этап формирования Юридически Значимого Архива (ЮЗА):

1. Была разработана и настроена структура хранения данных, позволяющая грамотно организовать весь массив информации
2. Определены права доступа пользователей, обеспечивающие защиту конфиденциальных данных и сохранность информации
3. Реализованы многоступенчатые процедуры согласования документации и передача документов в архив, что значительно повысило надежность и прозрачность рабочего процесса
4. Настроены жизненные циклы документов и замечаний, позволяющие отслеживать этапы их обработки и хранить историю изменений

Кроме того, были выполнены дополнительные важные шаги. Реализована функция экспорта замечаний в формат PDF, что облегчает дальнейшую работу с комментариями и рекомендациями. А также добавлена возможность прикрепления внешних файлов к различным элементам системы, что повысило удобство и функциональность инструмента.

Благодаря грамотному планированию и последовательному выполнению указанных этапов система Vitro‑CAD работает стабильно и надежно, обеспечивая необходимую информационную базу и инструментарий для качественной работы с документами и согласованиями.

Результаты внедрения

Внедрение среды общих данных в компанию ГИАП привело к заметному совершенствованию процессов управления проектами и документооборотом. Ниже приведены главные итоги, достигнутые в результате использования новой платформы:

1. Автоматизация и ускорение согласования документов. За счет автоматизации процедур согласования документации с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП) удалось существенно сократить время на оформление соответствующих документов и повысить общий уровень эффективности этих процессов
2. Точный контроль состояния документации на всех этапах. Система обеспечивает полный мониторинг состояния документов на всех стадиях их жизненного цикла — от начала создания до этапа архивирования. Это позволяет постоянно контролировать ход выполнения работ и своевременно обнаруживать возможные затруднения
3. Упрощение и ускорение работы с данными. Пользователь получил возможность быстрее искать нужную информацию, формировать наглядные представления данных (например, в виде таблиц) и экспортировать необходимые сведения на локальный диск компьютера. Всё это существенно упрощает анализ и обработку информации
4. Улучшенное взаимодействие участников проекта. Система предоставляет средства для активного общения членов команды, включая встроенные чаты, возможность смены исполнителя заданий, обсуждение привязанных к задаче файлов и другие полезные функции. Это повышает уровень координации и коммуникации внутри команды

Данная среда общих данных позволила компании ГИАП существенно повысить общую продуктивность работы и качество управления проектами.