Технологичное решение: директор департамента автоматизации Alias Group рассказал об опыте внедрения PDM‑системы

Внедрение среды общих данных (СОД) становится одной из ключевых стратегий, позволяющих оптимизировать деятельность организации. В крупных строительных холдингах, где управление проектами и ресурсами особенно сложно и многогранно, реализация таких систем открывает новые возможности для повышения качества бизнес-процессов и улучшения взаимодействия между различными подразделениями.

Подобным опытом поделился директор департамента автоматизации Alias Group Денис Бида. В рамках конференции PRO ТИМ он рассказал о внедрении СОД в холдинге и его ключевых активах. Он отметил такие важные факторы, как критерии отбора, особенности функционала, кастомизация решения под нужды разных пользователей и пр. Достигнутые в итоге результаты позволили эксперту сделать выводы о преимуществах и возможностях, которые открываются перед компаниями, внедрившими СОД.

Общая информация о холдинге

Alias Group ведет свою деятельность в 12 направлениях. В их числе девелопмент, архитектура, информационные технологии, сервисные услуги и другие. Бюджет проектов, находящихся в реализации, достигает 326 млрд рублей. География присутствия охватывает семь городов, преимущественно в Южном и Центральном федеральных округах России, а общее количество сотрудников составляет более 1500 человек.

Ключевым активом холдинга является ФД «Неометрия», осуществляющая полный цикл девелопмента. География реализации проектов девелопера охватывает такие города, как Краснодар, Сочи, Геленджик, Новороссийск, Ростов‑на‑Дону, Москва. На нём Денис Бида и сделал акцент. Также он рассказал про опыт внедрения СОД в работу других компаний холдинга.

В связи с диверсификацией бизнеса при внедрении информационных систем, в том числе среды общих данных (СОД), специалистам Alias Group нужно было учитывать разноплановость процессов, возможность по настройке гибкой архитектуры решений и будущее масштабирование.

Стратегия внедрения СОД

В отличие от традиционного подхода, когда цифровизация рассматривается сквозь призму одного девелопера или строительной компании, Alias Group внедряет цифровые инструменты на уровне холдинга, охватывая сразу несколько бизнес-направлений. Поэтому одним из ключевых критериев при выборе СОД стала масштабируемость решения: система должна была легко настраиваться под новые задачи и быстро интегрироваться в существующую инфраструктуру компании.

Денис Бида подчеркнул, что это особенно важно с точки зрения инвестиционной привлекательности: цифровые инструменты должны не только обеспечивать эффективность текущих процессов, но и повышать капитализацию активов при возможной продаже.

Выбор программного обеспечения

В 2022 году был организован тендерный отбор программных решений, в ходе которого рассматривались отечественные и зарубежные платформы. Учитывая многоуровневую структуру холдинга и разнообразие бизнес-моделей, к системе СОД предъявлялись высокие требования:

• Гибкость настройки прав доступа для каждого подразделения, проекта и сотрудника
• Возможность масштабирования для быстрого запуска новых активов и адаптации к меняющимся требованиям
• Поддержка удалённого взаимодействия с внешними контрагентами, включая проектировщиков, подрядчиков, поставщиков
• Надёжное хранение и учёт документации с возможностью юридически значимой фиксации передачи
• Интеграция с внутренними системами, бухгалтерским и юридическим документооборотом
• Универсальный интерфейс, удобный как для технических специалистов, так и для менеджеров и инвесторов

Помимо этого, важными критериями стали: соотношение цены и функциональности, открытость разработчиков к доработкам своего решения, уровень удовлетворённости текущих пользователей и возможность быстро внедрить новый цифровой продукт в работу.

В итоге была выбрана система Project Point — адаптируемая цифровая платформа, с помощью которой можно управлять как зрелыми, так и новыми бизнес-структурами.

Скачать презентацию спикера

Внедрение Project Point в «Неометрии»

В 2022 году руководство компании начало масштабную цифровую трансформацию проектной деятельности с использованием PDM‑системы Project Point. Отличительной особенностью процесса внедрения стало включение в цифровую среду не только текущей документации, но и архивных данных. Все бумажные записи, ранее хранившиеся в папках и шкафах, были отсканированы, структурированы и загружены в систему. Уже через полгода после начала эксплуатации продукта специалисты зафиксировали значительное улучшение в управлении проектной документацией.

Система Project Point позволяет сопровождать её на протяжении всего жизненного цикла проекта — от этапа планирования до сдачи объекта. Это помогает точно определять наличие или отсутствие документов, а также проверять, кто и когда их создавал или утверждал. Кроме того, существенно сократились сроки согласования документации.

Денис Бида добавил, что ранее в различных подразделениях и городах использовались собственные структуры хранения данных, что вызвало необходимость стандартизировать бизнес-процессы. В эту задачу входили разработка регламента работы в среде общих данных и создание матрицы ролей RACI, в которую вошли функции всех участников процесса. Сегодня все их обязанности юридически закреплены в должностных инструкциях и приказах.

Унификация процессов и контроль документации

В системе реализован строгий контроль версий. Для каждого документа предусмотрена карточка, в которой можно отследить стадию согласования и наличие актуальной версии. Это помогло избавиться от случаев, когда разные сотрудники пользовались различными версиями одного и того же документа.

В Project Point можно работать с плоскими чертежами и 3D‑моделями. Есть функции как визуальной отметки замечаний, так и составления их перечня в списках, а также по выгрузке и двустороннему обмену данными. Для каждой категории пользователей предусмотрен удобный интерфейс в зависимости от их ролей и задач.

Порядок документооборота с проектными организациями и подрядчиками был юридически закреплён в договорах. Согласно условиям, передача документации возможна только через Project Point. Отсутствие документов в системе рассматривается как нарушение условий договора.

Расширенное использование функционала

По словам Дениса Биды, СОД используется в том числе для хранения стандартов компании, BIM‑регламентов, графиков проектирования, проектной документации и пр. Файлы попадают в нужные папки автоматически после утверждения через электронную систему подписания, что дополнительно уменьшает объём бумажного документооборота. В базу также загружаются продуктовые стандарты и исторические версии документов, что позволяет начинать новый проект с уже проверенной базы знаний.

«Если у тебя несогласованная версия, то она не действует», — подчеркнул Бида.

Эксперт добавил, что для «Неометрии» в Project Point настроены ключевые показатели эффективности (KPI) и инструменты аналитики для отслеживания динамики исполнения задач, которые помогают учитывать:

• Загруженность персонала
• Сроки согласования
• Отчётность по документам

Система способствовала улучшению коммуникации между всеми участниками проекта, что значительно ускорило выполнение задач. Процессы стали прозрачными, и теперь руководство компании может оперативно выявлять и устранять «узкие места».

Для упрощения запуска новых проектов в «Неометрии» используют механизм импорта структуры документации из шаблонного Excel-файла. Это позволяет загрузить всё вместе с карточками документов без участия разработчиков и дополнительных затрат. В шаблоне указываются состав документации, цепочки согласования, ответственные лица и структура папок.

Документооборот на строительных площадках

На стройке документы доступны через QR-коды, привязанные к конкретным чертежам. После сканирования через мобильное устройство рабочий получает доступ к последней утверждённой версии. На объектах также размещаются памятки, чтобы каждый человек знал, как пользоваться QR-кодом. А в штабах строительства установлены стационарные компьютеры с доступом ко всей проектной документации.

«Действительно, решение оказалось и полезным, и, на наш взгляд, правильным, потому что так мы сократили печать документов. И самое главное — время их попадания на стройку. Раньше на него требовалось до двух недель. Сейчас на стройке имеют новые чертежи уже через два дня после утверждения и согласования», — отметил эксперт.

Итоги внедрения и предложения по улучшению

В результате перехода на PDM‑систему Project Point был реализован быстрый доступ к нужной информации и повышена дисциплина среди сотрудников и подрядчиков. Благодаря автоматизации контроля версий и сроков исполнения задач пропала возможность использования устаревших документов, а срок передачи актуальной документации на стройплощадку составил два дня.

Также Денис Бида сформулировал ряд предложений по развитию системы:

• Внедрение ЭЦП на чертежах внутренних производств
• Единый рабочий стол пользователя для взаимодействия с разными проектами
• Уведомления о приближении дедлайна загрузки новых версий документов
• Оптимизация пользовательского интерфейса для сотрудников, не имеющих опыта работы с подобными продуктами

Остались вопросы?

Запросить консультацию у эксперта

Заключение

Никакое программное обеспечение не принесёт видимого результата без выстроенных процессов и организационной дисциплины. Лишь совокупность технического решения, регламентов, юридически обоснованных обязательств и внутреннего контроля обеспечивает тот эффект, к которому стремятся строительные компании в эпоху цифровизации.

Опыт входящей в холдинг Alias Group компании стал одним из подобных примеров, на котором можно чётко увидеть, что при грамотной стратегии внедрения цифрового продукта эффективность проектной деятельности только повышается. Использование среды общих данных ускоряет рабочие процессы и делает их прозрачными, благодаря чему снижается количество ошибок, вызванных человеческим фактором.