Как компания «ГеоКорп» стала вести более 100 проектов одновременно с помощью Аспро.Cloud

Когда компания растет, а количество проектов увеличивается, на первый план выходят проблемы с управлением. Это прекрасно понимала команда «ГеоКорп», которая занимается проектированием и инженерными изысканиями. Поток заказов быстро превратился в хаос, и компания поняла, что нужна система, чтобы не потерять контроль.

До внедрения Аспро.Cloud у «ГеоКорп» каждый проект велся в ручном режиме, без четкой системы. Информация о задачах и финансах хранилась в блокнотах, а планирование и учет проводились без единого инструмента. Когда количество одновременно работающих проектов значительно возросло, стало ясно, что такой подход больше не работает.

После неудачного опыта с одним из популярных сервисов для управления проектами, который оказался неудобным и не давал полной картины работы, «ГеоКорп» перешла к Аспро.Cloud. В этой статье расскажем, как внедрение системы помогло компании вернуть порядок в работу и ускорить процессы.

Переломный момент: хаос и необходимость изменений

Когда компания начала работать над большим числом проектов одновременно, возникло множество проблем. Процесс работы был неструктурированным, информация терялась, а сотрудники тратили время на простые операции. Это и стало поводом для поиска нового решения.

«У нас был полный хаос. Некоторые главные инженеры хранили всю информацию по проектам в блокнотах. До Excel не доходили», — рассказывает Ксения Голубева, главный инженер проектов.

Основной задачей было создание единой системы, которая бы позволяла быстро адаптировать новых сотрудников и обеспечивала четкую организацию всех процессов. Выбор пал на Аспро.Cloud, когда система показалась наиболее подходящей по ряду критериев: простота интерфейса, возможность связи проектов с финансами и удобная коммуникация между отделами.

Внедрение Аспро.Cloud: шаг за шагом

Процесс внедрения системы в «ГеоКорп» начался в июле 2023 года. Главный инженер самостоятельно изучала функционал Аспро.Cloud, а специалисты компании прошли два обучающих урока: один по основам работы в системе, второй — по финансовому учету.

Внедрение заняло около месяца, после чего вся команда начала работать в системе. Постепенно они становились уверенными пользователями, а благодаря четким инструкциям новичкам было легко освоить систему без лишних трудностей.

«После полугода работы могу сказать, что мы стали уверенными пользователями. Все доступно и понятно. Особенно нравится документация по работе в Аспро.Cloud. Новым сотрудникам достаточно просто отправить ссылку на руководство», — поделилась Ксения.

Какие инструменты помогли команде «ГеоКорп»

Система Аспро.Cloud стала ключевым инструментом для управления проектами. Вот какие функции оказались наиболее полезными:

• Шаблоны проектов и задач. В компании разработали универсальный шаблон для всех проектов. Это позволило минимизировать время на запуск и упорядочить рабочие процессы. Позже шаблон был доработан с учетом особенностей компании.

• Менеджеры проектов. В Аспро.Cloud каждый главный инженер может добавить себя в список менеджеров своего проекта, что помогает избежать путаницы и сосредоточиться только на актуальной информации. Руководитель может отслеживать все проекты и при необходимости вмешиваться в процесс.

• Списки. Этот инструмент помогает управлять документацией, контролировать договоры с подрядчиками и отслеживать статистику по проектам. Благодаря такому инструменту команда может легко организовать работу и получить полную картину о текущем состоянии дел.

• База знаний. Для облегчения адаптации новичков была создана база знаний, где собрана вся информация о компании, принципах работы и внутренних процессах. Это позволяет новым сотрудникам быстро освоиться и приступить к работе.

• Мобильное приложение. Сотрудники компании активно пользуются мобильным приложением Аспро.Cloud для оперативного контроля задач и прогресса проектов в пути.

• Список контрагентов. Команда «ГеоКорп» использует инструмент для ведения списка всех контрагентов — клиентов и подрядчиков. Это позволяет быстро находить нужные контакты и связываться с ними в рамках каждого проекта.

Результаты и впечатления от внедрения

Сегодня команда «ГеоКорп» уверенно управляет более чем сотней проектов одновременно, и система Аспро.Cloud позволила значительно улучшить организацию работы. Важным результатом стало избавление от хаоса и улучшение процессов адаптации новых сотрудников.

«Теперь вся информация по проектам остается в системе, и новый сотрудник может легко войти в работу, не теряя времени. Это значительно упрощает переход и снижает риски», — подытоживает Ксения Голубева.

Компания также отметила, что система позволяет гибко адаптироваться под требования клиентов и устраивать новые шаблоны в процессе работы. Благодаря этому «ГеоКорп» продолжает развиваться, успешно справляясь с увеличившимся количеством проектов.

Хотите достичь таких же показателей у себя в команде? Управляйте проектами, ставьте задачи и организуйте командную работу с выгодой от Аспро.Cloud. Для проектных организаций есть специальные условия.

Получить скидку

Заключение

Внедрение Аспро.Cloud стало решающим шагом на пути оптимизации рабочих процессов в «ГеоКорп». Теперь компания может управлять большим числом проектов и ускорять их выполнение, минимизируя риски и улучшая качество работы. А для других компаний, которые сталкиваются с подобными вызовами, ключевым советом будет: не откладывать внедрение системы управления на потом.

Для того чтобы увидеть, как Аспро.Cloud может помочь вашему бизнесу, попробуйте функционал самостоятельно или запишитесь на бесплатную демонстрацию системы.