Как FORMA BIM улучшила свои процессы с помощью Аспро.Cloud: подробный кейс внедрения

О компании FORMA BIM

FORMA BIM — это компания, специализирующаяся на переводе 2D‑документации в BIM и создании BIM‑библиотек. Команда работает с архитектурными бюро, строительными и инженерными компаниями. FORMA BIM занимается разработкой 3D‑моделей зданий и инженерных систем, которые оптимизируют процесс проектирования и строительства.

Компания была основана в 2018 году и на сегодняшний день насчитывает более 200 сотрудников, среди которых BIM‑координаторы, архитекторы, инженеры и другие специалисты. В ее портфеле — более 100 реализованных проектов, включая проектирование жилых комплексов, школ, торговых центров и промышленных объектов. География работы — вся Россия и страны СНГ, также FORMA BIM постепенно выходит на зарубежный рынок.

Проблемы, которые нужно было решить

На момент обращения к интегратору X NET у FORMA BIM уже был налажен процесс работы с заказчиками, но компания столкнулась с рядом проблем:

1. Отсутствие прозрачности в рабочих процессах

   Работать с проектами становилось сложнее, поскольку данные были разрознены, а эффективность работы команд оставалась под вопросом.

2. Неэффективное управление проектами

   Команда не могла оперативно отслеживать все этапы работ, что приводило к задержкам и ошибкам.

3. Трудности с финансовым учетом

   Ведение учета по проектам требовало значительных усилий, и не всегда удавалось контролировать все расходы и поступления.

4. Маркетинг и планирование

   Задачи по маркетинговому продвижению проектов и организации встреч часто оставались без должного контроля.

Команда FORMA BIM искала решение, которое помогло бы улучшить организацию работы, сократить время на выполнение задач и повысить эффективность бизнеса.

Почему FORMA BIM выбрала Аспро.Cloud?

Компания пробовала разные системы, но не все подходили для специфики их работы. В итоге было решено внедрить Аспро.Cloud через интегратора X NET. Этот выбор был обусловлен рядом факторов:

• Гибкость системы

  Аспро.Cloud предлагает функционал, который подходит как для крупных строительных компаний, так и для малых предприятий, работающих с проектированием.

• Простота в использовании

  Форсировать внедрение системы с нуля было бы неразумно, поэтому команда выбрала путь с профессиональной настройкой и поддержкой.

• Возможности для автоматизации

  Аспро.Cloud имеет мощный инструментарий для автоматизации рутинных процессов, таких как управление задачами, воронки продаж, создание отчетов и др.

Как проходило внедрение?

Процесс внедрения Аспро.Cloud в FORMA BIM был организован в несколько этапов. Сначала специалисты X NET провели экспресс-аудит текущих процессов и выстроили стратегию внедрения, которая подходила для особенностей компании. На основе аудита был составлен технический план, который стал основой для внедрения системы.

Этапы внедрения:

1. Настройка CRM и воронок продаж

   Для эффективного управления клиентами было решено создать две воронки продаж: одну для холодных клиентов, другую для постоянных. Это позволило точно настроить процессы для каждого типа контакта. В рамках CRM интегратор также настроил автоматизацию: каждый новый контакт из почты автоматически преобразовывался в сделку, и задачами уже занимались менеджеры.

2. Импорт данных

   Все данные о контрагентах, компаниях и клиентах были загружены в систему. Это позволило быстро начать работать в едином информационном пространстве.

3. Настройка шаблонов проектов

   Компания FORMA BIM работает над индивидуальными проектами, но для ускорения запуска типовых проектов был создан один общий шаблон. Это решение позволило не тратить время на создание новых шаблонов для каждого проекта, при этом всегда можно было адаптировать их под конкретные задачи.

4. Автоматизация задач и отчетности

   Важным шагом было внедрение автоматизации задач. Все задачи, связанные с выполнением сделок, были подключены к системе. Как только сделка переходила в новую воронку, ответственный за нее менеджер автоматически получал задачу на выполнение. Это позволило существенно ускорить рабочие процессы и избежать ошибок в распределении задач.

5. Управление документами

   До внедрения Аспро.Cloud команда FORMA BIM использовала несколько разных сервисов для обмена документами и хранила их частично в бумажном виде. Теперь все документы по каждому заказчику хранятся в одной системе. Это облегчило контроль за актуальностью и подписанием документов.

6. Создание базы знаний

   Для повышения эффективности работы и быстрого обучения новых сотрудников была создана база знаний. Это пространство, где можно найти информацию о проектировании, организационных процессах и другие важные сведения.

Вы можете протестировать данный продукт и познакомиться с его функционалом, попробовав бесплатную демоверсию. Заполните форму, и мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Запросить демоверсию

Результаты внедрения

После завершения всех этапов внедрения команда FORMA BIM ощутила явные улучшения:

• Прозрачность работы

  Все этапы проектов, задачи сотрудников и статус сделок теперь видны всем участникам процесса. Это помогло сократить время на принятие решений и повысить уровень ответственности каждого сотрудника.

• Упрощение отчетности

  Система позволяет быстро получать отчеты по сделкам, проектам, задачам и расходам, что дало руководству возможность своевременно принимать меры по улучшению работы.

• Сокращение времени на выполнение задач

  Благодаря автоматизации рутинных процессов сотрудники теперь могут сосредоточиться на более важных аспектах работы, таких как креативное проектирование и улучшение качества проектов.

• Улучшение внутренней коммуникации

  Система позволяет сотрудникам оставлять комментарии, отмечать задачи как выполненные и мгновенно получать уведомления о выполнении задач. Это улучшило взаимодействие внутри команды.

Перспективы развития

Компания не останавливается на достигнутом. В будущем планируется внедрение модулей финансового учета и бизнес-процессов. Это позволит еще больше автоматизировать рабочие процессы и улучшить управление проектами. Внедрение финансового модуля поможет улучшить работу с расчетами и бюджетами, а интеграция с банками облегчит обработку транзакций и контроль денежных потоков.

Заключение

Внедрение системы Аспро.Cloud позволило компании FORMA BIM не только автоматизировать свои процессы, но и значительно повысить прозрачность и эффективность работы. Структурированное управление проектами, интеграция финансов и контроль за всеми этапами работы с клиентами позволили вывести компанию на новый уровень. А интеграция с X NET гарантировала качественную настройку и поддержку системы на всех этапах.

Если ваша компания сталкивается с похожими проблемами в управлении проектами и вы хотите повысить эффективность работы, внедрение Аспро.Cloud станет для вас отличным решением.